Реестр: образцы документов

Сведения для внесения в реестр контрактов и сопровождающие документы

Реестр контрактов должен заполняться в соответствии с положениями статьи 103 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок». В соответствии с ее положениями в такой реестр должны вноситься следующие сведения:

• данные о наименовании заказчика, который заключил контракт;
• сведения об источнике финансирования такого контракта;
• информация о том, какая была проведена процедура для того, чтобы определить того или иного поставщика;
• дата подведения итогов такой процедуры, а также информация о документе, который фиксирует такие результаты процедуры;
• дата подписания контракта по итогам такой процедуры;
• сведения об объекте закупки, а также об установленной цене контракта, сроке выполнения такого контракта;
• данные о цене единицы товара, а также о том, где именно такой товар был произведен;
• наименование, а также другие идентификационные данные в отношении исполнителя по подписанному государственному или муниципальному контракту;
• в том случае, если контракт был изменен путем подписания дополнительного соглашения, необходимо отразить сведения о таком изменении;
• сведения о том, каким образом происходило исполнение контракта, в том числе были ли просрочки в исполнении, и какие санкции за это были назначены недобросовестному исполнителю;
• если контракт был по каким-то причинам расторгнут, то следует указать дату такого расторжения, а также информацию о том, по каким причинам такое произошло;
• так как проводимая закупочная процедура имеет свою позицию в плане-графике, ей присваивается специальный идентификационный код, который должен присваиваться в соответствии с существующими классификаторами тех или иных закупок.

Для того чтобы все заинтересованные лица могли получить максимально подробную информацию о заключенном контракте, в рамках реестра контрактов к каждому контракту должны быть прикреплены специальные документы. К числу основных относятся:

• электронная копия контракта, подписанная усиленной (квалифицированной) электронной подписью;
• копии документов, подтверждающих исполнение контракта, а также его приемку в виде специального акта приемки результатов исполнения такого контракта;
• электронные копии документов, подтверждающих внесенные изменения в тот или иной контракт, если такие изменения были осуществлены в отношении заключенного и исполняемого контракта.

Образец базы договоров по 223-ФЗ

Представляем реестр договоров, в excel бланк скачать можно далее.

Вопрос учета договоров актуален для любой компании. Он позволяет упростить работу с документами, минимизировать их потери, иметь четкую хронологию договорных взаимоотношений с контрагентами.

Небольшие компании зачастую ведут учет в специализированных журналах. Это удобно, если количество регулярно заключаемых договоров в организации не превышает несколько десятков. Когда объем подписываемых документов сотнями, компания задумывается об использовании электронных таблиц учета договоров
. Одним из наиболее популярных инструментов в данном случае является программа Excel.

Учет договоров в
Excel
предполагает ведение таблицы-реестра, куда вписываются основные сведения по каждому договору или дополнительному приложению к нему.
К преимуществам рассматриваемого метода можно отнести:

• Простота и доступность использования.
• Отсутствие затрат: ведение учета договоров в
  Excel
  бесплатно.
  
• Возможность сделать простой отчет, сортировку, выгрузку.
• При необходимости таблицу
  учета договоров
  легко распечатать.

Excel для учета договоров

• Программа не позволяет эффективно работать со справочниками контрагентов, ответственных лиц. Корректировка, вносимая в справочные данные, не отражается автоматически в записях таблицы.
• Учет договоров в
  Excel
  не дает возможности осуществлять оперативный контроль сроков исполнения, учитывать мероприятия и события, связанные с конкретным документом.
• Поиск по нескольким заданным критериям в таблице
  учета договоров
  требует значительных временных затрат.
• Одновременная работа с файлом нескольких пользователей затруднена, в результате плодятся копии реестра.
• Программа не обеспечивает эффективного хранения, поиска и защиты данных.

Учет договоров в Excel
— это просто и бесплатно
, однако инструмент может оказаться неэффективным в случае высокой интенсивности документооборота. Понимая это, большинство организаций рано или поздно приходят к выводу о необходимости перехода на специальные программы автоматизации бизнес-процессов.

Текущий рынок программных решений в области документооборота крайне насыщен. Растущее количество предложений затрудняет выбор

Для пользователей важно, чтобы система позволяла быстро и эффективно работать с документами, обладала широкой функциональностью, но при этом могла гибко подстроиться под специфику конкретного бизнеса. Одним из таких решений является ТурбоКонтракт

ТурбоКонтракт — облачная система, предназначенная для создания, согласования и хранения договорных документов. Уникальность функционала сочетается в ней с простотой и доступностью использования.

Учет договоров в ТурбоКонтракт позволяет:

Автоматически вести реестр документов в системе, отсутствует необходимость в ручной работе.

• Мгновенно получать необходимую информацию о любом договоре и сопровождающих его документах.
• Поддерживать высокий уровень безопасности и надежности хранения договоров.
• Назначать исполнителя и отслеживать поставленные задачи.

бесплатно.

Учет договоров в Excel
удобное и быстрое, но краткосрочное решение. Надежность, качество и высокую эффективность работы с документами в долгосрочной перспективе сможет обеспечить только специальная автоматизированная система.

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о реестре контрактов, заключенных Заказчиками по 44-ФЗ и 223-ФЗ. В этой статье мы подробно разберемся, что это за реестры, где они находятся, и какая информация в них содержится. Сразу хочу сказать, что материал статьи будет полезен, как Заказчикам, так и поставщикам. Потому, как каждый уважающий себя Заказчик должен знать о ведении реестра контрактов, а уважающий себя поставщик должен уметь находить в нем необходимую информацию. Итак, предлагаю начать…

В какие сроки нужно передать информацию

Сведения о новом договоре и о субподряде надо передать в течение 3 рабочих дней. Сведения об изменении данных или о расторжении передаются в течение 10 дней. Необходимо указать, что именно изменилось: поменялась ли цена, объем или срок договора. При расторжении обязательно указывается причина, уточняется было ли расторжение в судебном порядке, односторонний отказ или соглашение сторон. Необходимо прикладывать документы, подтверждающие изменения. На передачу данных об исполнении сделки дается 10 дней. Если договор исполнялся поэтапно, то информация передается после завершения каждого этапа. Необходимо прикладывать подтверждение оплаты и выполнения условий сделки.

Удобный реестр договоров и документов

Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.

Договоры и документы вносятся несколькими способами:

• прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
• создание файла договора на основании шаблона договора

Реестр договоров

×

• Настраиваются необходимые рубрики документов и договоров.

  Рубрики и шаблоны документов

  ×

• Открывается журнал документов и добавляется новый договор.

  Журнал документов

  ×

• Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.

  Выбор для создания контрагента по договору

  ×

• Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.

  Карточка договора. Общая информация

  ×

• На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit.

  Карточка документа. Файлы документа

  ×

• При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.

  Карточка документа. Срок действия документа

  ×

• При необходимости по договору могут быть внесены этапы — договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено — пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.

  Договорные обязательства (этапы договора)

  ×

Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

Заказать внедрение документооборота за 1-2 часа

Ответим на вопросы, покажем как реализовать ваши задачи в IT Audit

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Обработка «Распознавание штрихкода с помощью утилиты Zbar» для Документооборот ред. 2 Промо

В связи с тем, что стандартный функционал программы «Документооборот» ред. 2.1 дает возможность распознавания штрихкодов только форма EAN-13, данная обработка — альтернативный способ для распознавания штрихкода в программе 1С: Документооборот ред. 2 с помощью утилиты Zbar, которая распознает в том числе и в формате Code 128 (один из стандартных штрихкодов кодирования документов, например, «Управление торговлей» ред. 11), а также с возможностью поэтапно проследить все действия от распознавания до прикрепления к документу или простой загрузки в каталоги файлов в базе 1С.

5 стартмани

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ОБРАЗЕЦ

Выписка из реестра контрактов по Российской Федерации

---------T---------T----------T--------------T---------T----------T-----------T-------------T------------T----------¬

¦Номер   ¦  Номер  ¦   Дата   ¦   Заказчик   ¦Источник ¦  Способ  ¦   Номер   ¦    Дата     ¦Реквизиты   ¦ Контракт ¦

¦реестро-¦изменения¦последнего+------T---T---+финанси- ¦размещения¦извещения о¦ проведения  ¦документа,  +----T-----+

¦вой за- ¦         ¦изменения ¦наи-  ¦ИНН¦КПП¦рования  ¦  заказа  ¦ проведении¦  аукциона   ¦подтвержда- ¦дата¦номер¦

¦писи    ¦         ¦  записи  ¦мено- ¦   ¦   ¦контракта¦          ¦   торгов  ¦ (подведения ¦ющего осно- ¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦вание ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦   итогов    ¦вание заклю-¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦конкурса, или¦чения конт- ¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦   итогов    ¦ракта       ¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦   запроса   ¦            ¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦ котировок,  ¦            ¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦ или итогов  ¦            ¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦  торгов на  ¦            ¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦  товарной   ¦            ¦    ¦     ¦

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦   бирже)    ¦            ¦    ¦     ¦

+--------+---------+----------+------+---+---+---------+----------+-----------+-------------+------------+----+-----+

¦   1    ¦    2    ¦    3     ¦  4   ¦ 5 ¦ 6 ¦    7    ¦    8     ¦     9     ¦     10      ¦      11    ¦ 12 ¦  13 ¦

+--------+---------+----------+------+---+---+---------+----------+-----------+-------------+------------+----+-----+

¦        ¦         ¦          ¦      ¦   ¦   ¦         ¦          ¦           ¦             ¦            ¦    ¦     ¦

L--------+---------+----------+------+---+---+---------+----------+-----------+-------------+------------+----+------

-----------------------------------------------------T------------------------------------------------¬

¦                 Предмет контракта                  ¦     Информация о поставщиках (исполнителях,    ¦

¦                                                    ¦            подрядчиках) по контракту           ¦

+-----------T-------T---------T--------T------T------+------------T-----------T----T---T------T-------+

¦наименова- ¦код    ¦ единица ¦цена за ¦коли- ¦сумма,¦наименование¦   место   ¦ИНН ¦КПП¦статус¦телефон¦

¦ние това-  ¦продук-¦измерения¦единицу,¦чество¦рублей¦юридического¦нахождения ¦    ¦   ¦      ¦(факс) ¦

¦ров, работ,¦ции    ¦ по ОКЕИ ¦ рублей ¦      ¦      ¦лица (ф.и.о.¦  (место   ¦    ¦   ¦      ¦       ¦

¦услуг      ¦по ОКП ¦         ¦        ¦      ¦      ¦физического ¦жительства)¦    ¦   ¦      ¦       ¦

¦           ¦       ¦         ¦        ¦      ¦      ¦   лица)    ¦           ¦    ¦   ¦      ¦       ¦

+-----------+-------+---------+--------+------+------+------------+-----------+----+---+------+-------+

¦     14    ¦  15   ¦   16    ¦   17   ¦  18  ¦  19  ¦     20     ¦    21     ¦ 22 ¦23 ¦  24  ¦   25  ¦

+-----------+-------+---------+--------+------+------+------------+-----------+----+---+------+-------+

¦           ¦       ¦         ¦        ¦      ¦      ¦            ¦           ¦    ¦   ¦      ¦       ¦

L-----------+-------+---------+--------+------+------+------------+-----------+----+---+------+--------

-----------------------T-----------------------------------------¬

¦   Дата исполнения    ¦     Прекращение действия контракта      ¦

¦      контракта       ¦                                         ¦

+----------T-----------+-------------------T-----T---------------+

¦    по    ¦фактически ¦фактически оплачено¦дата ¦  основание и  ¦

¦контракту ¦           ¦заказчиком, рублей ¦     ¦    причина    ¦

+----------+-----------+-------------------+-----+---------------+

¦    26    ¦    27     ¦        28         ¦ 29  ¦      30       ¦

+----------+-----------+-------------------+-----+---------------+

¦          ¦           ¦                   ¦     ¦               ¦

L----------+-----------+-------------------+-----+----------------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Реестр: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Реестр» по всему сайту
• «Выписка из реестра контрактов по Российской Федерации».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Выписка из реестра лицензий на осуществление космической деятельности
• Выписка из реестра федерального имущества
• Выписка из реестра лицензий на разработку и (или) производство средств защиты конфиденциальной информации
• Выписка из сводного реестра поступлений и выбытий
• Городской реестр молодежных и детских объединений, имеющих право на муниципальную поддержку города Жуковского Московской области
• Государственный реестр плюсовых деревьев в лесных селекционно-семеноводческих объектах
• Государственный реестр государственных воздушных судов государственной авиации (образец)
• Государственный реестр органов по сертификации, испытательных лабораторий и сертификационных центров, аккредитованных в системе сертификации в области пожарной безопасности в Российской Федерации
• Государственный реестр экспертов, аттестованных в системе сертификации в области пожарной безопасности в Российской Федерации
• Государственный водный реестр

Порядок отправки сведений

Внесение сведений в реестр договоров происходит в следующем порядке:

1. Заказчик отправляет сведения о заключенном договоре и документы в федеральное казначейство.
2. Сотрудники казначейства проверяют поданные сведения и документы в течение 3 рабочих дней.
3. При положительном результате проверки формируется реестровая запись.
4. Реестровой записи присваивается уникальный номер.
5. Через 3 часа после присвоения номера запись вносится в реестр договоров и публикуется в ЕИС.
6. Заказчик извещается о внесении записи в реестр в течение 1 рабочего дня.

Если в результате проверки поданных заказчиком сведений были обнаружены несоответствия или недостоверные данные, казначейство составляет протокол с перечнем недочетов, на устранение которых у заказчика есть 3 рабочих дня, после чего исправленные сведения снова направляются в казначейство.

В казначейство нужно направить следующие сведения:

• название организации заказчика, адрес;
• способ выбора исполнителя заказа;
• вид закупочной процедуры (очная или электронная);
• реквизиты и дата составления протокола с результатами процедуры;
• номер и дата подписания договора;
• предмет договора, цена и срок исполнения;
• данные исполнителя;
• номер извещения о закупке.

К данным об исполнителе относят наименование организации, адрес, номер ИНН (для физических лиц – ФИО, данные паспорта и ИНН).

Если условия договора были изменены, то в реестр вносится история таких изменений с указанием реквизитов соответствующих дополнительных соглашений.

Важно внести сведения о привлечении представителей малого бизнеса в качестве субподрядчиков и реквизиты договоров с ними. Образец реестра договоров здесь.. В зависимости от стадии исполнения договора заказчик отправляет вместе с перечисленными выше сведениями следующие документы:

В зависимости от стадии исполнения договора заказчик отправляет вместе с перечисленными выше сведениями следующие документы:

• копию подписанного договора;
• справку о перечислении оплаты по договору;
• акт приемки работ, товара или услуги;
• документ о расторжении договора.

Если оплата договора предусмотрена в несколько этапов (например, при выполнении заказа по проектированию, строительству и вводу в эксплуатацию зданий), то сведения направляются в реестр по факту исполнения каждого этапа договора вместе с актом приемки данного этапа.

Заказчик направляет в казначейство сведения через систему «Электронный бюджет». Вход в систему можно осуществить через личный кабинет ЕИС, далее нужно нажать на кнопку «Сформировать информацию о договоре», после чего заполнить все появившиеся окна и закрепить введенные данные усиленной электронной подписью.

В реестр не вносятся данные, которые по закону 223-ФЗ не подлежат публикации в ЕИС, в частности, сведения, содержащие гостайну, или информация о договорах на сумму менее 100 000 рублей.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Входите в нее через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Для того чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на клавишу «Сформировать информацию о контракте».

После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю необходимо пошагово заполнить вкладки:

Шаг 1. Общая информация.

На этой вкладке заполняются сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы найдите соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.

Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.

Шаг 2. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).

Здесь же указывается дата заключения и способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены) и наличие авансирования. Цена записывается в валюте соглашения.

Затем записываются количество этапов и дата начала исполнения соглашения.

Номер реестровой записи сформируется автоматически после публикации информации о контракте. Дата заполнения документа заполняется автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на нарушения.

Шаг 3. Дополнительная информация. В этой вкладке надлежит указывать параметры об обеспечении исполнения контракта и информации об экономии при заключении энергосервисного соглашения.

Шаг 4. «За счет бюджетных средств» — вкладка, в которой указывается источник финансирования и код бюджетной классификации.

Шаг 5. «За счет внебюджетных средств» — аналогичная информация для соглашений, заключаемых по внебюджету.

Шаг 6. Объект закупки — сведения о предмете заказа из выбранной позиции плана графика.

Шаг 7. Далее заполняются сведения о поставщиках. Данные заполняются в соответствии с реестровыми записями в ЕГРЮЛ, ЕГРНИП.

Шаг 8. В завершении формирования информации о контракте необходимо заполнить вкладку «Документы». Для этого отсканируйте необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), прикрепите файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы просматривались с помощью общедоступного программного обеспечения.

Вносимая информация и документы подписываются электронной подписью лица, которое действует от имени госзаказчика.

Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров

, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования , приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров

зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

• порядковый номер и номер записи регистрации
• вид договора
• сумма (цена) договора
• стороны договора (наша организация и контрагент)
• дата заключения (подписания)
• срок действия (при наличии)
• наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
• статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
• ответственный сотрудник
• любые иные сведения (например, существенные условия)

Образец реестра договоров

Обязательные данные

В частях 2 и 3 статьи 103 44-ФЗ сказано, что нужно обязательно отразить:

• наименование и данные о заказчике и поставщике;
• финансирование;
• каким способом выбирается поставщик;
• даты аукционов и заключения контрактов;
• описание объекта сделки;
• идентификационный код закупки ИКЗ — набор из 36 цифр, который помогает идентифицировать сделку;
• копии документов;
• решение врачебной комиссии, если необходимо.

Дополнительно отражаются все изменения, этапы исполнения или расторжение. В процессе исполнения в программе надо фиксировать сведения о поставке товара и его оплате, информацию о наступлении гарантийного случая, о начислении неустойки и т.д.

Реестр договоров: когда понадобится и как вести

У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением.

Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре.

Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

Для учета договоров оформите отдельную таблицу

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами.

Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр договоров формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале.

Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Сохраните и распечатайте памятку сотрудникам

Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронный реестр договоров), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно.

Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке.

Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

1. Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»).
2. Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
3. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
4. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.

Помимо таких сведений, в реестр заключенных договоров можно внести дополнительную информацию, например:

Издайте локальный акт о ведении реестра договоров

Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.

В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:

• в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
• кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.

В организации может быть несколько отделов, каждый из которых ведет свой реестр регистрации договоров. Например, договорную работу компании контролирует отдел по работе с клиентами, юридический отдел и бухгалтерия.

Чтобы упорядочить работу, в правилах ведения реестра договоров нужно отметить, что реестр юридического отдел имеет приоритет над списками других отделов.

Необходимо, чтобы сотрудники других отделов сверяли свою информацию со сведениями реестра договоров, которым занимаются юристы.

Успейте сэкономить!

Наш телефон 8 800 550 15 98

Cкорее подписаться!

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

ДОГОВОР №1234

возмездного оказания услуг

Вторая организация может пойти двумя путями.

Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321

возмездного оказания услуг

1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.