Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

Как редактировать блок «Соцсети»

Кликаем на блок.

На панели слева появляются свойства блока.

Выбираем другую коллекцию иконок.

В нашем примере заменим иконку Twitter на иконку YouTube. Для этого напротив иконки Twitter нажимаем «Удалить», затем нажимаем «Добавить новую иконку» и выбираем YouTube.

Перетаскиваем иконку с YouTube на то место, где был Twitter.

В полях «Url» вставляем ссылки.

Далее меняем интервал иконок.

Также на этой странице можно настроить выравнивание и отступы, но мы оставим текущие значения.

Готовый блок с иконками соцсетей.

Теперь нам осталось отредактировать текст под блоком соцсетей. Ставим курсор на текст, удаляем его и вписываем свой.

Готово. Посмотрим на общий результат.

Шаблон, который вы выбрали:

Отредактированный шаблон:

Тело письма

В нем есть:

1. Вступление.

   <!—ВСТУПЛЕНИЕ—>
   <tr>
   <td style=»color: #153643; font-family: sans-serif; padding: 0 0 15px 0; font-size: 24px; line-height: 28px; font-weight: bold;»>

   Dear Mr. !

   </td>
   </tr><!—/ВСТУПЛЕНИЕ—>

   1 2 3 4 5 6 7 8

   <!—ВСТУПЛЕНИЕ—> <tr> <td style=»color: #153643; font-family: sans-serif; padding: 0 0 15px 0; font-size: 24px; line-height: 28px; font-weight: bold;»> Dear Mr.! <td> <tr><!—ВСТУПЛЕНИЕ—>

   Поменяйте в нем строчку Dear Mr. !

2. Начало. Поменяйте текст в блоке НАЧАЛО

3. Кнопка. Кнопка делается с помощью целого блока:

   <!—КНОПКА Button—>
   <table class=»buttonwrapper» bgcolor=»#e05443″ border=»0″ cellspacing=»0″ cellpadding=»0″>
   <tr>
   <td class=»button» height=»45″ style=»text-align: center; font-size: 18px; font-family: sans-serif; font-weight: bold; padding: 0 30px 0 30px;»>

   <!—ТЕКСТ И ССЫЛКА КНОПКИ—>
   <a style=»color: #ffffff; text-decoration: none;» href=»http:/site.com»>Register now!</a>
   </td>
   </tr>
   </table><!—/Button—>

   1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

   <!—КНОПКАButton—> <table class=»buttonwrapper»bgcolor=»#e05443″border=»0″cellspacing=»0″cellpadding=»0″> <tr> <td class=»button»height=»45″style=»text-align: center; font-size: 18px; font-family: sans-serif; font-weight: bold; padding: 0 30px 0 30px;»> <!—ТЕКСТИССЫЛКАКНОПКИ—> <astyle=»color: #ffffff; text-decoration: none;»href=»http:/site.com»>Register now!<a> <td> <tr> <table><!—Button—>

   В этом блоке нужно поменять только строчку:

   <!—ТЕКСТ И ССЫЛКА КНОПКИ—>
   <a style=»color: #ffffff; text-decoration: none;» href=»http:/site.com»>Register now!</a>

   1 2	<!—ТЕКСТИССЫЛКАКНОПКИ—> <astyle=»color: #ffffff; text-decoration: none;»href=»http:/site.com»>Register now!<a>

   где вместо http:/site.com нужно вставить свою ссылку, а вместо Register now! свой текст кнопки.

4. Картнка. меняете только строчку:

   <img src=»http:/site.com/image/image.png» width=»100%» border=»0″ style=»height: auto;» alt=»» />

   1	<img src=»http:/site.com/image/image.png»width=»100%»border=»0″style=»height: auto;»alt=»»>

   где вместо http:/site.com/image/image.png вставить путь к своей картинке.

5. Окончание письма. Поменять Best regards, Boss

Все блоки можно менять местами удалять или добавлять. Например, если нужно две картинки или две кнопки.

Образцы деловых писем

Чтобы лучше понимать, как правильно составлять и оформлять различные виды деловых писем, следует ознакомиться с примерами и образцами наиболее распространенной документации, применяемой в рамках деловой переписки.

Примеры благодарственного письма

Благодарственные письма реже всего имеют строгий регламент. В то же время, чтобы не придумывать новые формулировки, легче всего будет воспользоваться готовыми примерами благодарственного письма.

Шаблон гарантийных писем

Гарантийные письма практически всегда нуждаются в индивидуальной обработке — использовать готовые образцы без их адаптации под конкретную ситуацию не получится. Однако готовый шаблон гарантийных писем позволит значительно упростить ведение документооборота в компании.

Образец информационного письма

Информационные письма являются одними из самых разнообразных в деловой переписке. Многие современные компании в том числе позволяют себе отходить от правил ведения деловой документации в рамках таких писем. Однако в большинстве случаев все же рекомендуется соблюдение нейтрального тона и базовых принципов деловой переписки.

Пример письма-ответа

Письма-ответы составляются достаточно просто — в их тексте необходимо изложить полный, но максимально краткий и ответ на поставленные вопросы. Иногда, чтобы лучше понимать, как должна выглядеть подобная документация, лучше всего ознакомиться с образцом.

Шаблон письма-претензии

В случае составления претензии, необходимо, чтобы такая претензия точно соответствовала заключенному договору и требованиям действующего законодательства. При этом адресанту необходимо все равно соблюдать деловой тон и нейтральность в переписке.

Образец писем на английском в деловой переписке

Ведение деловой переписки на английском языке может быть достаточно сложным. Она предусматривает особые принципы и порядок составления письма, отличающийся от традиционных в русскоязычной среде. Поэтому лучше всего составлять подобные письма на базе образца.

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки. 

Например, для информационных писем часто используют такую структуру: 

1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа. 
2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании. 
3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)». 
4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата. 
6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату. 
8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4. 

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало

• Предусмотрите наличие полей. 10 мм —  по правому краю. 20 мм —  по левому краю. сверху и снизу. 
• Выровняйте содержание письма по ширине страницы. 
• Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
• Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине. 
• Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом. 
• Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа. 
• Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13. 
• В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10. 

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений. 

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
просьбы и объяснения
заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

Что нужно поправить в верстке, чтобы не попасть в спам

Добавьте ссылку на отписку.

Добавьте текст-напоминание о вашей компании. Например, вы получили это письмо, потому что оставили заявку на нашем сайте…

Не отправляйте письма в формате изображения. Письма, сверстанные одной картинкой, часто используют спамеры, поэтому спам-фильтры блокируют такие сообщения. Напишите в письме текст, хотя бы 1–2 абзаца. Это снизит риск того, что рассылка попадет в спам.

Уберите  потенциально опасные объекты, такие как ActiveX, JavaScript, VBScript, Java-апплеты, Frames и IFrames, подключаемые с внешних сайтов CSS, Meta Refresh и т.п. Использование таких элементов может привести к блокировке ваших рассылок.

Не используйте редиректы или укороченные ссылки. Почтовые сервисы не хотят, чтобы отправители скрывали ссылки, на которые кликают пользователи. Редиректы и укоротители ссылок часто используют спамеры — так можно скрыть загрузку exe-файла или переход на вредоносный сайт. Похожая проблема может возникнуть, если вы указываете URL ссылки текстом, а не зашиваете его в гиперссылку, и этот URL не совпадает с конечным адресом. Например, вы написали https://shop.ru/tovar и включили отслеживание переходов. Тогда при клике к этой ссылке добавятся utm-метки, и текст ссылки в письме будет отличаться от гиперссылки, которая открывается при клике на него. Ссылка будет такой:  https://shop.ru/tovar?utm_source=promo&utm_medium=email&utm_campaign=new_year_2020. Почтовики подумают, что вы вводите пользователя в заблуждение и ведете его в другое место. Чтобы этого избежать, всегда зашивайте ссылки в текст («Купить товар») или в картинки (фото товаров).

Не прикрепляйте к письму тяжелые файлы. Спамеры используют вложения, чтобы добавлять к письму вредоносные файлы. Спам-фильтры с подозрением относятся к таким рассылкам и часто блокируют их. Поэтому если вам нужно, чтобы пользователь скачал файл, залейте его на файлообменник, а в письмо прикрепите только ссылку.

Проследите, чтобы рассылка не пестрила. Использовать 2–3 разных цвета можно, если не выкручивать насыщенность на максимум.

Не злоупотребляйте заглавными буквами и восклицательными знаками

Привлечь внимание подписчиков можно другими средствами дизайна: плашкой, картинкой, отступом или кнопкой.

Избавьтесь от стоп-слов. Спам-фильтры ежедневно проверяют миллионы писем и отлично знают, какие слова и фразы чаще всего используют спамеры

Если в письме встречаются эти слова, оно с большой вероятностью попадет в спам. Понятно, что совсем обойтись без слов «купить» и «акция» не получится, но старайтесь сократить их количество и хотя бы некоторые стоп-слова заменять синонимами. Ориентируйтесь на наш список стоп-слов.

Если у вас есть сложности с версткой письма для отправки через UniSender, обращайтесь в Службу заботы о клиентах, она работает 24/7.

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие. Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним. Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.

Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.

Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.

Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.

Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.

Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.

Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.

Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.

Соболезнования

Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.

Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо. Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Автоматическая рассылка произвольных отчетов по электронной почте (обычные формы)

Очень часто возникает необходимость на регулярной основе получать отчеты из 1С, но не всегда есть возможность зайти в программу. Например, директору удобно каждое утро анализировать состояние основных показателей организации за чашечкой кофе, у себя дома, открывая отчеты в почте со смартфона или планшета.
В типовых конфигурациях на управляемых формах этот механизм достаточно хорошо реализован и имеет очень гибкую настройку. К сожалению, в конфигурациях на обычных формах приходится довольствоваться лишь рапортом руководителю, который предоставляет достаточно скудные возможности.
Поэтому был реализован ниже следующий функционал.

3 стартмани

Как добавить ссылку

Выделяем текст, который нужно сделать ссылкой. На панели инструментов нажимаем кнопку «Insert/edit link».

Здесь заполняем поля:

• Link type — тип ссылки, оставляем «URL».
• Url — вставляем ссылку.
• Underline link — подчёркивание ссылки, убираем галочку.
• Text to display — отображаемый текст. Он уже добавлен, ничего не меняем.
• Title — текст, который отображается при наведении на ссылку. Вписываем такой же, как в поле выше.

Target — оставляем «New window», чтобы ссылка открывалась в новом окне.

Теперь ссылка выглядит так.

Цвет изменился на розовый, потому что такой цвет задан в свойствах блока. Меняем его на белый.

Для этого выделяем блок с текстом, на панели слева кликаем на «Цвет текста» и выбираем белый.

Цвет ссылки изменился.

Картинку ниже меняем таким же образом, как .

Эта картинка выглядит маленькой, поэтому увеличиваем её. Выделяем картинку в письме, а на панели слева ползунком увеличиваем ширину до 100%.

Теперь у изображения такой вид.

Строку, которая идёт ниже, удаляем.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Как верстать HTML-шаблон?

Для создания HTML-шаблона используют табличную верстку – ту самую из 1990-х. Код пишут в виде таблицы, в которую помещают множество других таблиц. В каждой таблице – информация о том, как выглядят элементы шаблона. Прописывают шрифт, кегль, цвет текста, вставляют сам текст, указывают размеры картинок, кнопок.

В коде обозначают и ширину письма. Оптимально – поставить 600 пикселей. Этот размер хорошо «подстраивается» под экраны разных диаметров.

Есть рекомендации и по размеру шрифта – 13 пикселей и больше. Меньше ставить не нужно, иначе на смартфоне шрифт будет мелким. Человек не сможет его прочитать.

В коде стоит прописать расстояние кнопок с призывом к действию от основного текста, изображений и других ссылок, сделать его больше. Решив нажать на кнопку «Купить» или «Перейти в каталог», человек должен кликнуть именно на ту ссылку, на которую хочет, а не попасть случайно на аккаунт в соцсети.

Шрифты лучше использовать общепринятые: Arial, Times New Roman, Georgia, Tahoma и другие. Если вставите дизайнерский шрифт, есть риск, что он не отобразится у пользователя – это зависит от версии браузера и настроек почтовых программ. Тогда шрифт автоматически «переведут» в стандартный. Человек сможет прочитать текст, но, скорее всего, он съедет: ведь высота и ширина символов для каждого шрифта отличается.

Пример рекламного письма

1. В начале документа указывается отправитель: полное название компании (в соответствии с регистрационными бумагами) адрес и телефон для связи. Затем аналогичным образом следует вписать сведения о компании – адресате.
2. Далее нужно по имени-отчеству обратиться к сотруднику, для которого предназначается письмо (обычно это или директор предприятия, лично занимающийся теми или иными вопросам, либо же начальник или сотрудник специализированного отдела).
3. Следующая часть послания касается непосредственно предлагаемой услуги или товара. Здесь подробно описываются его качества, полезные свойства, достоинства и преимущества. Также сюда вписываются акции, скидки и бонусы, которые предоставляются потребителю при совершении сделки.
4. В конце рекламное послание нужно подписать с указанием должности подписывающего лица и расшифровкой автографа. Лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.