Образец правильного заполнения хронометража рабочего времени

Метод хронометража рабочего времени

Главной целью применения метода хронометража рабочего времени, безусловно, можно назвать четкое определение степени эффективности работы конкретного сотрудника либо всего отдела в целом. Помимо этого, действительно качественно проведенный хронометраж позволяет оптимизировать производство и определить необходимое количество кадров на определенной должности.

Если после проведения хронометража выяснится, что у сотрудников имеется дополнительное время, работодатель может принять решение о сокращении определенных должностей. Если же проведенный анализ покажет, что служащие тратят все время и с трудом справляются с поставленными задачами – руководитель сможет ввести новые должности, принять новых работников, а также предпринять иные действия, которые потребуются в конкретной ситуации.

Если говорить об эффективности такого метода, как определение хронометража рабочего времени, можно отметить, что она будет максимально высокой на предприятиях с большим штатом сотрудников. Чем больше подчиненных у руководителя – тем меньший контроль над их работой и распределением времени он сможет обеспечить. Это означает, что именно проведение хронометража будет способно принести действительно положительные результаты и предоставить максимально точную информацию.

Странный разговор двух программистов

Встре­ча­ют­ся два про­грам­ми­ста, кото­рые дав­но друг дру­га не виде­ли. У них про­ис­хо­дит такой диалог:

— Я слы­шал, у тебя дети появились.

— Да, три сына.

— И сколь­ко им лет?

— Ну… В сум­ме — тринадцать!

— Хм… Ты сно­ва загад­ка­ми гово­ришь? Ну лад­но. Что ещё можешь сказать?

— Если воз­рас­ты пере­мно­жить, полу­чит­ся столь­ко же, сколь­ко окон вон у того дома.

Про­грам­мист счи­та­ет окна и при­ки­ды­ва­ет варианты. 

— Но это­го до сих пор недо­ста­точ­но для ответа!

— Могу доба­вить, что мой стар­ший сын — рыжий.

— Ну теперь совсем дру­гое дело. Им … (далее сле­ду­ет ответ).

— Пра­виль­но!

Сколь­ко же лет им было? И как пер­вый смог вычис­лить возраст?

Решение

Если вам до сих пор кажет­ся, что эта зада­ча — пол­ная дичь, мы вас пони­ма­ем. И всё-таки у неё есть чёт­кое, логич­ное и точ­ное решение.

Суть его в том, что каж­дый ответ вто­ро­го — уточ­не­ние или под­сказ­ка для реше­ния. И пер­вый зада­вал вопро­сы до тех пор, пока все под­сказ­ки не при­ве­ли его к пра­виль­но­му отве­ту. Давай­те про­сле­дим за ходом его мыслей.

Пер­вый ответ гово­рит нам о том, что все­го детей — трое. Хоро­шо, но явно недо­ста­точ­но для того, что­бы вычис­лить возраст.

Вто­рой ответ гово­рит о том, что в сум­ме детям 13 лет. Давай­те запи­шем все воз­мож­ные ком­би­на­ции воз­рас­тов, кото­рые под­хо­дят под это условие:

1 + 1 + 11 = 13

1 + 2 + 10 = 13

1 + 3 + 9 = 13

1 + 4 + 8 = 13

1 + 5 + 7 = 13

1 + 6 + 6 = 13

2 + 2 + 9 = 13

2 + 3 + 8 = 13

2 + 4 + 7 = 13

2 + 5 + 6 = 13

3 + 3 + 7 = 13

3 + 4 + 6 = 13

3 + 5 + 5 = 13

4 + 4 + 5 = 13

Осталь­ные ком­би­на­ции полу­ча­ют­ся из этих про­стой пере­ста­нов­кой возрастов.

Тре­тий ответ — про­из­ве­де­ние воз­рас­тов рав­но чис­лу окон. Кажет­ся, что это вооб­ще никак нам не помо­га­ет, пото­му что мы не зна­ем коли­че­ства окон в доме, — но это не так. Если бы это­го отве­та было доста­точ­но, то пер­вый бы сра­зу назвал воз­раст, но раз он это­го не сде­лал, зна­чит, инфор­ма­ции было недостаточно.

Давай­те посмот­рим на про­из­ве­де­ния всех ком­би­на­ций воз­рас­тов и попро­бу­ем понять, что же с ними не так:

1 × 1 × 11 = 11

1 × 2 × 10 = 20

1 × 3 × 9 = 27

1 × 4 × 8 = 32

1 × 5 × 7 = 35

1 × 6 × 6 = 36

2 × 2 × 9 = 36

2 × 3 × 8 = 48

2 × 4 × 7 = 56

2 × 5 × 6 = 60

3 × 3 × 7 = 63

3 × 4 × 6 = 72

3 × 5 × 5 = 75

4 × 4 × 5 = 80

Раз это­го отве­та про коли­че­ство окон ока­за­лось недо­ста­точ­но, зна­чит в доме было столь­ко окон, что под это чис­ло попа­да­ли сра­зу несколь­ко резуль­та­тов про­из­ве­де­ний. Мы выде­ли­ли их в таб­ли­це. Все осталь­ные чис­ла дава­ли бы одно­знач­ный ответ про воз­раст, а для чис­ла 36 есть несколь­ко вари­ан­тов, поэто­му пер­вый ска­зал, что это­го ему недостаточно.

Чет­вёр­тый ответ — стар­ший сын рыжий. Цвет волос нам не так важен, как коли­че­ство стар­ших сыно­вей. Так как «стар­ший сын» озна­ча­ет, что он такой стар­ший один, зна­чит, вари­ант 1 — 6 — 6 нам не под­хо­дит, пото­му что в нём стар­ших сыно­вей двое. Оста­ёт­ся толь­ко один вари­ант: 2 — 2 — 9.

Ответ: стар­ше­му сыну 9 лет, двум дру­гим — по 2 года.

Автоматический хронометраж рабочего времени с помощью Yaware.Timetracker

Изучив методики хронометража рабочего времени, можно выделить, что классические способы с ручным, диктофонными даже мобильным вариантом фиксации будут не слишком удобны. Если говорить проще — классический хронометраж не рентабелен. После его проведения требуется вновь кропотливая работа по ручному анализу и приведению в удобоваримый вид всех бланков для каталогизации.

Ни о каком реальном или наглядном примере с быстрым результатом при таких видах хронометража не может даже вестись речи. В большинстве случаев классический хронометраж даже приводит к новым убыткам. Ведь будут работать сотрудники для контроля и заполнения бланков.

Компьютеризация и автоматизация при помощи программы Yaware.Timetracker, напротив, решает поставленную задачу. Она исключает вмешательство человеческого фактора и в ближайшие недели позволяет увидеть, насколько эффективен хронометраж. Причем программа Yaware.Timetracker не просто проводит хронометраж рабочего времени, а осуществляет контроль каждого сотрудника. Руководитель в любой момент времени может изучить производительность, занятость и эффективность работы отдела, рабочих или всей компании.

Разновидность методологий гибкой разработки

Agile Modeling (AM)

Agile Modeling — набор ценностей, принципов и практик для моделирования программного обеспечения.

AM используют как составляющую полноценной методики разработки ПО — например, экстремального программирования или Rapid Application Development.

Принципы Agile Modeling таковы:

• эффективное взаимодействие между проектными стейкхолдерами
• стремление разработать наиболее простое из возможных решений, которое подойдет всем требованиям
• постоянное получение обратной связи
• смелость принимать и отвечать за решения
• понимание, что вы не знаете абсолютно всё.

Agile Unified Process (AUP)

AUP — упрощённая версия другой методологии разработки ПО — Rational Unified Process (RUP). С 2012 года её заменили на Disciplined Agile Delivery (DAD), но кое-где AUP еще встречается.

Автор методики, Скотт Амблер, выделил следующие ключевые позиции Agile Unified Process:

• Ваша команда знает, что делает;
• Простота превыше всего.
• Соответствие принципам гибкой методологии разработки.
• Сфокусированность на ценных для проекта активностях.
• Независимость в выборе инструментов.
• Индивидуальная настройка AUP под нужды конкретного проекта.

Agile Data Method (ADM)

ADM — набор итеративных методик гибкой разработки программного обеспечения, которые делают упор на формирование требования и решений по проекту через сотрудничество отдельных команд. Как и AUP, это не самоценная методика.

Суть Agile Data Method определяется шестью положениями:

1. Данные — основа создания любого приложения.
2. Проблемы с проектом — их можно обнаружить только при чётком понимании цели и концепции проекта.
3. Рабочие группы — помимо непосредственной команды разработчиков есть enterprise groups, которые поддерживают другие рабочие группы.
4. Уникальность — нет идеальной методики, под каждый проект нужно комбинировать инструменты с разных методологий.
5. Работа в команде — совместная работа гораздо эффективнее, чем поодиночке.
6. «Сладкое пятно» — поиск оптимального решения проблемы («сладкого пятна»), избегая крайностей.

Essential Unified Process (EssUP)

Разработка шведского учёного Ивара Якобсона, созданная для улучшения Rational Unified Process.

EssUP оперирует понятием практики, в которые входят:

• сценарий использования — описание поведения системы.
• итерационная разработка — создание рабочих кусков кода короткими циклами в несколько недель.
• командные практики — направленные на сплочение команды и повышение её эффективности.
• процессуальные практики — например, «Думай глобально, начинай с малого» или «Вовлекайте стейкхолдеров в бизнес-процессы».

Все практики в том или ином виде встречаются в методологиях RUP, CMMI и гибкой методике разработки.

Getting Real (GR)

Эффективная для стартапов и начинающих команд методология, которая предлагает по максимуму использовать особенности небольших проектов и компаний: мобильность, гибкость, поиск новых решений, отсутствие жёсткой запутанной иерархии и т.д. Джейсон Фрид и Давид Ханссон, основатели компании 37signals (теперь — Basecamp), определили Getting Real как систему для решения реальных задач: максимально простую, понятную и функциональную.

• возможностей
• опций и настроек
• структуры компании
• встреч
• обещаний.

Необычная концепция не получила широкого распространения, хотя отдельные элементы используют другие методики.

OpenUP (OUP)

Практики реализуются на основе четырех принципов:

1. согласование интересов и достижение общего видения во время совместной работы
2. непрерывное совершенствование через постоянную обратную связь
3. фокусирование на архитектуре приложения на ранних стадиях для минимизации рисков
4. максимизация ценности для конечного потребителя.

Что такое хронометраж рабочего времени

Хронометраж — метод анализа рабочего времени, при котором фиксируется длительность повторяющихся циклических трудовых процессов. Чаще всего он применяется для технологических операций, выполняемых вручную, с применением инструментов, приспособлений или осуществляемых с частичной механизацией. При этом рабочая операция разбивается на элементы или трудовые приемы.

Основные задачи, которые решаются в процессе проведения хронометражных исследований:

• обнаружение нерациональных, лишних трудовых приемов;
• проектирование наиболее рациональных рабочих процессов;
• определение нормативов выработки.

Итоговым результатом должно стать утверждение рабочих норм времени на технологическую операцию.

Разрушители мифов: Agile

Популярность семейства гибкой методологии разработки сыграла с ним злую шутку, и даже на специализированных порталах встречаются мифы о том или ином аспекте Agile. Будем разбираться!

Миф № 2: Agile против документации.

Гибкая методология разработки не против документации, она против документации как самоцели. А вот при выборе документации как средства коммуникации Agile действительно отдаёт приоритет живому общению.

Миф № 3: Agile и планирование несовместимы.

Опровержением этого мифа служат дневные планирования с 10-минутными стэндапами, итерационное планирование каждые две недели, спринт-встречи и т.д.

Миф № 4: Agile требует много переделывания (re-work).

В гибкой методологии разработки ПО переделывание проявляется в двух формах: переделывание требований (пользователи понимают, что им действительно нужно) и программного обеспечения (команды разработчиков находят улучшенные способы написать и спроектировать приложение). Но с этим приходится сталкиваться и в других методиках! Более того, для уменьшения негативного влияния rework и нужна итерационная модель, которая является особенностью Agile.

Примеры

Вася

Это — Вася. Он рос в большой семье с тремя братьями и сестрой. Родители много времени проводили на работе, чтобы прокормить семью. Вася средний ребенок, поэтому ему всегда приходилось маневрировать. И работать по 10 часов в день 6 дней в неделю Вася считает естественным. Хотя и сам этим не очень доволен, так как свободного времени остается мало.

Василий записывал хронометраж в течении трех рабочих дней, а потом забросил. И так времени не хватает, а еще и это. На выходных, он копался в телефоне и случайно наткнулся на свои заметки. Ему стало интересно. И…. О, чудо! Он заметил, что его слабое место это разговоры по телефону.

Вася экстраверт и болтун. Многие экстраверты, теряют контроль над временем, когда им выдается возможность поблотать. Неудивительно, что что он тратил на «рабочие» разговора по  3 часа в день. Ведь на самом деле Вася, из трех часов в день, два обсуждал игру нашей сборной по хоккею.

Что делать Васе?

Всем своим друзьям и партнерам нужно объявить, что предпочтительный способ связи — это электронная почта.

Когда же звонок всё-таки необходим, то, как минимум, он будет запланированным. Это значит, что Вася заранее может подготовить список пунктов, которые необходимо обсудить и вычеркивать их по мере готовности. Кроме того, необходимо учиться быть кратким. Делать это намного проще, когда разговор планируется заранее. А когда все пункты в списке закончились — разговор закончен. 

Интересно, как потратит Василий появившиеся из неоткуда два дополнительных часа в день.

Ксюша

Ксюша работает не покладая рук, но времени почему-то все еще не хватает. Ксюше даже пришлось сократить свой обеденный перерыв на 30 минут. Недавно Ксюше сделали предложение. Теперь нужны средства на свадьбу, и Ксюша готова работать без выходных, лишь бы сделать максимально много работы и получить больше денег. 

Ксения —  девушка настойчивая, поэтому решила изучать тайм-менеджмент. И начала она с хронометража. Проведя неделю записей, она выясняла в чем ее проблема. 

Дело в том, что подружки очень рады событию в жизни Ксении и постоянно скидывали ей места для свадьбы и другие свадебные финтифлюшки. Сами по себе, уведомления не забирают много времени. Но что-же с ними не так?

По ощущениям Ксюши она тратит не больше 3 минут на отвлечение. На практике же выяснялось, что 2 часа 43 минуты в день она тратит на уведомления. Кроме того, было замечено что аналогичные задачи в случае получения уведомления выполняются, в среднем, на 20 минут дольше, не считая времени затраченного на социальные сети. 

Во-первых, постоянные уведомления сбивают концентрацию, а значит на задачу времени тратится больше чем действительно нужно. А во-вторых, после каждого уведомления Ксюша заходит посмотреть, что ей скинули, потом еще полистать пару постов в ленте, отписаться подружкам и вернуться к работе.

Что делать Ксюше?

Решение на поверхности. На время работы отключать все уведомления в социальных сетей, и отвечать на них только в  полноценный обеденный перерыв или после работы. 

Поздравляем с предстоящей свадьбой!

Артем

Артем предприниматель. Свое свободное время он любит тратить с друзьями. Вдвойне приятней, если это проходит в ресторане, ведь поесть Артем тоже очень любит. Одна проблема только у Артемия, времени не хватает. Встречи постоянно, дела-дела. Хотелось бы больше свободного времени, но не работая бизнес не сделаешь.

Артем тоже начал заниматься Хронометражем, но со временем не густо. То просто забывал из-за срочных дел, иногда со встречи на встречу. Записав с перебоями 5 дней Артем сел однажды ночью и удивился.

Так как своего офиса у Артема нет, вроде и не нужен, то он каждый день ездил на встречи  на своем автомобиле. Затраты на это конечно были заложены. Обычно встречи проходили на нейтральной территории. Например, в кафе. 

Вот и получается, что четыре из двенадцати рабочих часов Артем тратит на дорогу. А еще два часа на пустые разговоры в кафе. Атмосфера распологает. 

Что делать Артему?

Прикинув все, Артем понял, что каждая встреча обходится ему, в среднем, в 300 рублей. В день он проводит четыре-пять встреч. Плюс транспортные расходы 15000 рублей в месяц.

Итого, только на встречи, Артем тратит в месяц лишних 180 часов и 51 тысячу рублей. Он принял решение, что выгоднее снимать офис и приглашать всех клиентов к себе. Таким образом встречи будут больше по-делу, а не про покушать, и в день он сможет проводить на две встречи в день больше. Но Артемий пошел дальше и нанял себе секретаря, которого просит раз в месяц предоставлять отчеты по потраченному им времени. Теперь Артем точно знает, как непродуктивен он был раньше. А ведь это только одна и самая простая методика тайм-менеджмента.

7. Состояние

Наше настроение и наша трудоспособность в течение дня могут меняться. А потому полезно завести несколько категории для разных «состояний души»: вдохновение, желание поработать, прилив сил.

И это очень удобно. Если мы, например, испытываем вдохновение, то сможем быстро выбрать из списка дел подходящие для такого момента творческие задачи. А если у нас вдруг появилось острое желание поработать, то заняться каким-нибудь сложным проектом, который мы давно откладывали.

Впрочем, можно создать категорию задач и на случай снижения трудоспособности:

Зомби-режим. Иногда бывает так: мы устали, голова работает плохо, но при этом хочется сделать еще что-нибудь полезное. На это случай стоит завести отдельную категорию для дел, которые не требуют напряжения воли и ясного мышления. Например: рассортировать файлы, проверить компьютер антивирусом или протереть пыль

Однако тут важно соблюдать осторожность, чтобы избежать переутомления

Комплекс упражнений на гибкость

Так как главным ограничителем гибкости являются мышцы-антагонисты, то ими нужно заняться в первую очередь. При любом виде гибкости нужно работать над соединительной тканью этих мышц и добиться их податливости. 

Упражнения на растяжку также разделяют на активные, пассивные и статические. Первые делаются с полной амплитудой. Без предметов — на начальной стадии, с предметами — на последующих. Пассивные упражнения выполняются при помощи партнера или отягощения (эспандера, амортизатора, на снарядах). 

Статические выполняются либо под действием тяжести собственного тела, либо при помощи партнера. Они заключаются в чередовании напряжения и расслабления и множества повторов. Комплекс упражнений нужно подбирать в соответствии с выбранным видом гибкости.

Лучшие колонки для компьютера Рейтинг 2020 года.

Другие способы группировки задач

Естественно, это далеко не все возможные способы группировки задач в тайм-менеджменте. Однако в рамках этой статьи вряд ли будет целесообразно подробно рассматривать каждый из них, иначе статья превратиться в бесконечную энциклопедию. Просто просмотрите список ниже и подумайте, что из этого вам может пригодиться.

• Проекты и цели: строительство дома, написание книги, подготовка к отпуску, увеличение дохода.
• Стадии работы: планируется, в процессе, отложено, отменено.
• Исполнители: поручить, выбрать исполнителя, поручено, на контроле, замечания, принято.
• Заказчики: обсудить, в работе, замечания, принято.
• Внешние обстоятельства: хорошая погода, квартальная премия, приезд родственников, подорожание доллара.
• Отдельные люди: жена, муж, бабушка, директор, сосед Петрович, менеджер Олег.
• Группы людей: коллеги, родственники, клиенты, «клиенты из ада», соседи, однокурсники, однопартийцы, друзья, враги, должники, кредиторы.
• Организации: банк, школа, университет, детский сад, церковь, ЖКХ.
• Группы организаций: субподрядчики, заказчики, поставщики, конкуренты, потенциальные клиенты.
• Время суток: утро, день, вечер.
• Регулярность: разовые задачи, ежедневные, еженедельные, ежемесячные.
• Праздники: дни рождения, годовщины, профессиональные праздники.
• Распорядок дня: перед уходом на работу, по дороге домой, перед обедом, перед сном.
• Список желаний: хочу купить, хочу посмотреть, хочу прочитать.
• Обещания: коллегам, клиентам, родственникам, соседям.
• Долги: банкам, друзьям, коллегам, клиентам.

Основные требования и правила

При осуществлении хронометража рабочего времени место наблюдателя должно располагаться таким образом, чтобы ему был виден весь производственный процесс, а также все действия, совершаемые работником, в отношении которого проводится проверка. Но при этом контакт между сотрудником и наблюдателем должен быть полностью исключен или минимизирован.

Подпишитесь на рассылку

Работник, относительно которого принято решение провести хронометраж рабочего времени, должен быть заранее об этом извещен.

Кроме этого, необходимо соблюдать правила техники безопасности, а также положения коллективного и трудового договоров, регламентирующие процесс информирования о предстоящем инструктаже и порядок его проведения.

Итоговый лист хронокарты не должен содержать исправлений и помарок. 

Пример такого превращения вы можете прочитать в учебном пособии по тайм-менеджменту на стр. 204-205.

Решать мелкие
неприятные задачи можно несколькими
способами:

Одна лягушка в
день. У
испанцев есть поговорка: «Каждое утро
съедай по одной лягушке». Лучший способ
справиться с такими делами – каждый
день с утра сделать одно маленькое
неприятное дело. Преимущества
такого подхода:

• Дает
  возможность чувствовать себя победителем
  весь день;

• Избавляет
  от чувства тревоги: съеденная лягушка
  не маячит весь день на горизонте;

• Снижает
  уровень тревоги и страха: я не неприятное
  дело решаю, а всего лишь избавляюсь от
  лягушки.

«Ограничение
беспокойства». Суть
метода: запланировать время (заложить
бюджет времени) на принятие решения.
Например: если в течение десяти минут
не приму решения, идти ли в бассейн или
совершить пробежку по парку, то пойду
в бассейн.

Преимущество:
дисциплинирует, вырабатывает привычку
определяться с выбором. Эффективен для
решения мелких, простых задач.

Не применяется
метод для решения жизненно важных задач.

Руководство по быстрому выбору (ссылки на скачивание бесплатных программ хронометража и подсчета времени)

Task Coach

		Данные хранятся в XML. Можно выстраивать иерархию задач. Настраиваемые категории. Сигналы тревоги и напоминания. Приоритеты. Описания. Заметки и многое другое.
		Нет экспорта в CSV или другой текстовый формат для простого импорта. Нет нормальной отчетности, включая графики.
		————
		11,9 MB  1.3.41 Unrestricted freeware Windows 2000 — 8, Linux (.rpm, .deb, Gentoo Ebuild), Mac OS X
		Поддержка 64-разрядной ОС
		Для Linux понадобятся Python и wxPython

ToDoList

		Шифрование. Приоритеты. Сроки выполнения. Оценки. Процент завершения. Подкраска просроченных элементов. Фильтры. Мощный экспорт и импорт. Сортировка и поиск. И многое другое.

Project Timer

		Проста в установке и использовании. В основном базовые функции. Настраиваемый красивый график.
		————
		311 KB 1.4.1 Unrestricted freeware Windows
		Поддержка 64-разрядной ОС

Cratchit.org TimeTool

		Экспорт в формат CSV. Можно корректировать время. Строка состояния отображает итоги в минутах и часах. Полностью портативная программа, которая хранит данные в том же каталоге в файле ttdata.txt
		————
		460 KB 0.5 Open source freeware Windows
		Поддержка 64-разрядной ОС

TimeTracker

		Автоматически записывает время для всех процессов. Остановка и запуск таймеров происходит при переключении между окнами. Можно создавать пользовательские задачи и правила. Портативная. Данные хранятся в CSV в том же каталоге, что и программа.
		553 KB 4.4 Unrestricted freeware Windows 2000 — 7
		Поддержка 64-разрядной ОС

Zanami Time Tracker

		Многозадачность. Подсчет времени даже в выключенном состоянии. Сортировка.
		980 KB 1.7.1 Unrestricted freeware Windows 2000 — 7
		Поддержка 64-разрядной ОС

Рубрики:

• анализ
• личные данные
• менеджер
• планирование
• таймер

• Лучшие бесплатные программы для управления и учета личных финансов
• Лучшие бесплатные программы для ведения заметок (стикеры/липучки)

Хронометраж рабочего времени врача

Как известно, врач является тем сотрудником, на которого возлагается достаточно большое количество самых различных задач. Именно поэтому проведение хронометража в отношении данного служащего будет являться действительно эффективным способом для оптимизации рабочего времени.

Безусловно, в основные задачи абсолютно любого врача входит осуществление приема пациентов. Продолжительность данного действия может зависеть от многих дополнительных факторов, в частности, от самого направления медицинской деятельности и т.д. Помимо приема пациентов, в основные действия врача может входить и выполнение иных многочисленных задач. Сюда можно отнести, например, работу на компьютере, заполнение и составление различных документов, участие в собраниях и совещаниях. Все эти факторы обязательно должны быть учтены во время определения хронометража врача.

И напоследок

Как вы заметили, все приемы и техники в этой статье мы разбирали на примере бумажных списков. В планировании дел на бумаге нет ничего плохого: это максимально доступный и вполне рабочий вариант. Однако мы все же рекомендуем подумать об использовании программ-органайзеров для компьютеров или смартфонов.

У электронных списков есть несколько серьезных преимуществ перед бумажными:

• Их легко исправлять и редактировать.
• Задачи в них можно как угодно менять местами, сортировать, группировать и фильтровать по различным признакам.
• Программы позволяют настраивать повторение задач, чтобы они сами в нужный день появлялись в вашем списке.
• Если потребуется, программа напомнит вам о задаче в определенное время.

Сегодня существует огромный выбор программ и сервисов для планирования дел, поэтому вы сможете подобрать тот вариант, который максимально отвечает вашим вкусам и потребностям.

Что включает проведение хронометража рабочего времени

Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:

• изучить порядок проведения обследуемой операции, рабочие места, где она проводится;
• выбрать сотрудников, за которыми будет проводиться наблюдение;
• подготовить бланк для сбора данных;
• провести замеры;
• проанализировать полученные результаты и внести при необходимости корректировки.

Нередко до начала хронометража проводится фотография рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.

О том, как провести фотографирование рабочего дня, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к рекомендациям.

После того как трудовой процесс спроектирован и определены его составные элементы, выбираются сотрудники, за которыми будет вестись наблюдение. При этом, если целью анализа станет выявление резервов рабочего времени, отбирают наиболее опытных сотрудников. Если первоочередная задача — это разработка норм, то в качестве наблюдаемых задействуют работников со средним темпом работы. Новичков или персонал с низкой производительностью для проведения хронометража не берут.

Как работать по системе хронометража

Хронометраж работы состоит из двух главных показателей:

1. Факт.
2. План.

План — это время, которое вы планируете потратить на конкретное дело. Это может быть и 15 минут, и 1 час, и целый день. Хотя о последнем показателе мы поспорим, но чуть пониже; есть четкое правило в назначении плана, о нем как раз позже и расскажем.

А вот факт — это время, которое было реально потрачено на выполнение конкретного дела. Разумеется, план и факт не всегда будут совпадать, но в этом и состоит основная идея системы хронометража: вы должны научиться грамотно выставлять план, выявлять свои проблемные зоны и стараться их нейтрализовать.

Хронометраж рабочего дня подразумевает под собой поиск баланса между планом и фактом. Его можно разделить на несколько четких этапов:

1. Установка плана на решение задачи.
2. Само решение задачи и установка времени, потраченного на нее.
3. Занесение показателя факта в таблицу.
4. Анализ эффективности.

Таким образом, вы работаете, ориентируясь исключительно на время. Время, которое вы думали потратить на задачу и которое вы потратили. А затем сравниваете их и делаете выводы.

Составление пропорции

Пропорция — определенное соотношение частей между собой.

С помощью метода пропорции можно рассчитать любые %. Выглядит это так:

a : b = c : d.

Читается: a относится к b так, как с относится к d

Также важно помнить, что произведение крайних членов равно произведению средних. Чтобы узнать неизвестное из этого равенства, нужно решить простейшее уравнение

Рассмотрим пример. На сколько выгодно покупать спортивную футболку за 1390 рублей при условии, что в магазине в честь дня всех влюбленных действует скидка 14%?

Как решаем: Узнаем сколько стоит футболка сейчас в % соотношении: 100 — 14 = 86, значит 1390 рублей это 86%. Составим пропорцию: 1390 : 100 = х : 86, х = 86 * (1390 : 100), х = 1195,4. 1390 — 1195,4 = 194,6.

Ответ: купить спортивную футболку выгоднее на 194,6 рубля.

Что же ты за зверь такой, хронометраж рабочего времени?

Вот что вы себе представляете, когда слышите слова «инвентаризация» или «аудит»?

Я представляю себе конкретные предметы или документы, которые подлежат проверке.

А ведь можно проверять все, что угодно, даже – время.

Если объяснять совсем уж просто, что такое хронометраж рабочего времени, то – это запись в специальную карту (с указыванием времени, конечно) всего, что делает тот или иной сотрудник в течение дня или же – количество времени, которое тратит сотрудник на работу, требующую одних и тех же действий.

Эту процедуру руководители компаний делают по ряду причин:

• чтобы установить норму труда на производстве на одного человека;
• для оптимизации процессов производства и улучшения показателей компании;
• чтобы понять, кто из сотрудников тратит рабочее время неэффективно, а кто – наоборот, это помогает выделить лучших сотрудников, которые получат повышение.

Приказ на проведение хронометража рабочего времени: образец

До начала проведения работ работодатель самостоятельно определяет, каким способом поручить работникам проведение замеров рабочего времени, одним из которых может быть издание соответствующего распоряжения.

Поскольку на законодательном уровне не установлено определенных требований к оформлению приказа, он составляется в свободной форме.

Утверждается этот документ руководителем предприятия и отдается на ознакомление всем заинтересованным лицам — сотрудники, на которых возложена обязанность по проведению хронометража, работникам — субъектам проверки и т. д.

Как правило, документ состоит из нескольких разделов, регламентирующих волеизъявление руководителя относительно:

• проведения замеров в определенном отделе, структурном подразделении и пр.;
• создания комиссии, отвечающей за проведение этой процедуры;
• указания сроков, в течение которых требуется провести исследования;
• особых указаний, которые требуется выполнить руководителям подразделений во исполнение поручения;
• назначения ответственных лиц за исполнение приказа;
• подписи лиц, привлеченных для исполнения приказа.

Пустую шкатулку выбрали специально

Теперь рас­смот­рим ситу­а­цию: веду­щий знал, что откры­тая шка­тул­ка ока­жет­ся пустой. Он изна­чаль­но знал, где лежат день­ги, и спе­ци­аль­но выбрал пустую шка­тул­ку, что­бы её открыть. Это совсем дру­гая ситу­а­ция, хотя может пока­зать­ся, что она такая же, как и в пер­вом слу­чае. На самом деле нет. Там у нас появ­ля­лась новая инфор­ма­ция, пото­му что никто не знал, где лежат день­ги. Новая инфор­ма­ция заста­ви­ла пере­счи­тать шансы.

В этом слу­чае новой инфор­ма­ции нет, пото­му что шка­тул­ка с день­га­ми извест­на зара­нее. А раз новой инфор­ма­ции нет, то у Выбран­ной шка­тул­ки, шан­сы на побе­ду как были ⅓, так и оста­лись. А теперь начи­на­ет­ся магия тео­рии веро­ят­но­сти: шан­сы на побе­ду у Неиз­вест­ной шка­тул­ки вырос­ли вдвое!

Дело тут вот в чём. Раз изна­чаль­но у всех шка­ту­лок шан­сы были рав­ны, то для каж­дой шка­тул­ки они состав­ля­ли ⅓. Когда нам умыш­лен­но откры­ли Пустую шка­тул­ку, то веро­ят­ность Выбран­ной шка­тул­ки не поме­ня­лась (так как новой инфор­ма­ции нет), а веро­ят­ность Неиз­вест­ной шка­тул­ки вырос­ла вдвое:

⅓, кото­рая была изна­чаль­но + ⅓, кото­рая пере­шла от Пустой шка­тул­ки к Неиз­вест­ной = ⅔.

Нет новой инфор­ма­ции — шан­сы не пере­счи­ты­ва­ют­ся, а пере­рас­пре­де­ля­ют­ся меж­ду теми шка­тул­ка­ми, содер­жи­мое кото­рых зара­нее извест­но. Раз откры­ва­ю­щий шка­тул­ки зна­ет, где день­ги, зна­чит, шан­сы пере­рас­пре­де­ля­ют­ся меж­ду ними. А у вашей шка­тул­ки как был шанс на побе­ду ⅓, так и остался.

Ито­го. Если Пустую шка­тул­ку откры­ли спе­ци­аль­но, пра­виль­ная стра­те­гия будет такой: поме­нять Выбран­ную шка­тул­ку на Неиз­вест­ную. Это повы­сит ваши шан­сы на побе­ду в 2 раза. 

Заключение

Мы рассмотрели лишь те способы декомпозиции целей и задач, которые чаще всего используются в личном тайм-менеджменте. На самом деле их значительно больше: в каждой сфере деятельности есть свои методы разделения целей на подзадачи.

Например, декомпозицию в компании можно провести по исполнителям, рыночным сегментам или по видам продукции. Особые способы декомпозиции применяются и в разработке программного обеспечения, например, по платформам или пользовательским сценариям. Если в вашей работе необходимо использовать именно такие методы, обратитесь к специальной литературе.

Итоги

Процедура определения хронометража будет осуществляться по следующей схеме:

1. Сначала работодателю необходимо позаботиться об организации наблюдения за деятельностью сотрудника. Многие руководители предпочитают осуществлять эту процедуру всего за один рабочий день. Однако в данном случае нужно быть готовым к возможному получению не совсем точных и четких сведений относительно загруженности подчиненного.
2. Далее из полученных результатов должны быть выведены средние значения.
3. И, наконец, после получившейся информации, работодателем могут быть сделаны соответствующие выводы относительно того, эффективно ли сотрудник распределяет свое рабочее время.
4. После сделанных выводов руководитель сможет принять соответствующее решение. Это может быть, например, сокращение поставленных перед сотрудником задач или, наоборот, возложение на него новых дополнительных функций.

Заключение

Жестко-гибкое планирование — это отличное решение, если в вашем расписании много жестких задач.

Чтобы «выжать максимум» из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане (то есть незапланированного времени), тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» от непредвиденных задач.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.