Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

Несколько советов

Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:

1. Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
2. Находите время на саморазвитие.
3. Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
4. Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
5. Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
6. Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
7. Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
8. Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
9. Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
10. При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
11. Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.

Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.

Укажите очередность в зависимости от важности и срочности

В своей книге Семь навыков высокоэффективных людей (The 7 Habits of Highly Effective People), изданной в 1989 г., бизнесмен и спикер по ключевым вопросам Стивен Кови (Stephen Covey) предлагает классифицировать задачи, а затем расставлять приоритеты в зависимости от важности и срочности.   

Срочное и важное: должно быть выполнено в первую очередь
Важное, но не срочное: забронируйте в календаре время на выполнение без перерыва
Срочное, но неважное: делегируйте. Делегируйте

Делегируйте. 
Несрочное и неважное: удалите из списка дел

Еще один принцип приоритизации важных задач — даже помимо просьб от напористых заинтересованных лиц или «срочных» специальных запросов — Этот принцип предполагает составление отдельного списка всего трех дел, которые необходимо выполнить в тот же день

Выбор этих задач должен быть обусловлен скорее важностью, чем срочностью. Для этого задайте себе вопросы, ориентированные на конечную цель: какие задачи максимально повлияют результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к этой цели? 

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах

Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Советы по эффективной расстановке приоритетов

После того как вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, эта задача может показаться более сложной и вызывающей стресс по сравнению с созданием простого списка. Ключевые принципы, указанные выше, кратко изложены далее. Они помогут вам вдумчиво расставлять приоритеты. 

Записывайте все: личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.

Оцените долгосрочные цели: учитывайте долгосрочные цели и усилия, необходимые для их достижения. 

Разбейте крупные цели: чтобы понять, как достигать долгосрочные цели, разбейте их на части и установите, какие результаты должны быть достигнуты через год, месяц и неделю. 

Устанавливайте четкие сроки: имейте ясное понимание конечных сроков и устанавливайте их для себя лично, когда формально этого не требуется. 

Используйте метод установки очередности по срочности, а не по важности: расставьте приоритеты для срочных и важных задач; установите конкретное время для работы над важными несрочными задачами; делегируйте или удаляйте из списка все другие. 

Создайте список ежедневных задач MIT: запишите три важных дела, которые необходимо выполнить в тот же день. Эти задачи обязательно должны иметь отношение к вашим более крупным целям в будущем. TEST

Не допускайте воздействия отвлекающих факторов: целенаправленно избегайте конкурирующих задач, особенно по мере их усложнения. 

Рассчитывайте усилия: когда список дел становится слишком большим, расставляйте приоритеты в зависимости от требуемых усилий и быстрее справляйтесь с простыми задачами

Методики расстановки приоритетов

Испокон веков люди прикладывали колоссальные усилия, чтобы подчинить себе время. Точной даты зарождения тайм-менеджмента неизвестно, однако первые упоминания о нем были зафиксированы еще в Древнем Риме, в записках философа Луцция Аннея Сенеки (3-65 гг. н.э.).

С тех пор человечество приобрело много опыта и смогло сформировать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно расставлять приоритеты в собственных делах и работать эффективно. Предлагаем вашему вниманию обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методик распределения приоритетов.

Планирование по АВС-системе

Началом создания данной системы послужило то, что, как показывает опыт, процентное соотношение важных и неважных дел практически одинаково. Поэтому все занятия распределяются по степени значимости, где каждой ступени присвоена буква.

То, что нужно выполнить в первую очередь, – помещается в группу «А»: это самые важные и значимые дела. В группы «В» и «С» распределяются дела с меньшим показателем срочности.

• Срочные дела группы «А» составляют 15% времени и приносят 65% результатов.
• Менее срочные дела группы «В» забирают около 20% времени, при этом приносят столько же результатов.
• Малозначительные дела «пожирают» 65% ресурсов и приносят около 15% результата.

Составьте общий список дел.
Систематизируйте каждое по срочности.
Пронумеруйте дела по установленной важности.
Распределите все задачи по вышеупомянутым категориям.
Задачи из группы «А» решайте самостоятельно.
Из группы «В» перепоручите сотрудникам.
Задачи группы «С» нужно свести к минимуму (устранить) или также перепоручить.

Планирование по Эйзенхауэру

Здесь управление временем происходит по принципу распределения всех дел по категориям:

Важно и срочно.
Не важно, но срочно.
Важно, но не срочно.
Не важно и не срочно.

В идеале, основную часть времени нужно уделять второй группе. При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени. Дела из четвертой области должны отнимать минимум времени, так как сюда входят развлекательные мероприятия.

При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени.

Для удобства ежедневного планинга метод Эйзенхауэра подразумевает построение матрицы, состоящей из четырех квадрантов, где по две оси, срочности и важности. В каждый из них вписываются ежедневные дела (после распределения их по представленным группам)

Планирование по правилу Парето

Пользуется популярностью метод итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето: 80/20. Согласно его наблюдениям, всего 20% эффективно потраченного времени приносит 80% результатов.

Вот лишь часть примеров его подсчетов, результаты которых доказывают природную закономерность:

• 20% работы = 80% прибыли.
• 80% работы = 20% прибыли.
• 20% клиентуры = 80% дохода.
• 80% клиентуры = 20% дохода.

Используйте эту закономерность в повседневности и увидите, как изменится ваша продуктивность. Как правило, люди привыкли тратить свое драгоценное время на отдых и развлечения, а делам уделять остатки сил.

Смените ориентир, используйте 20% времени, вкладывая максимум личного потенциала, что приведет к 80% результата. В первую очередь делайте только самые важные дела, и только потом остальные. Правило Парето удобно применять в тандеме с методом Эйзенхауэра.

Как подступиться к планированию времени

Вне зависимости от того, какой из методов будет предпочтен, подходить нужно одинаково. Не хватайтесь за распределение дел сразу – это не приведет ни к чему хорошему. Начните с подготовки, которая заключается в наблюдениях. На протяжении двух-трех недель следите за своим графиком, ведите точную хронологию, вплоть до 5 минут. Сроки ведения хронологии и точность в подсчетах очень важны для конечных результатов.

Записи ведите следующим образом:

• 07:00-07:30 – проснулся, сделал зарядку, принял душ.
• 07:30-08:00 – позавтракал, проверил почту и социальные сети.
• 08:00-08:30 – подготовил рабочую документацию.
• …

Фиксацию событий можно производить в любом удобном для вас месте: в тетрадке, компьютере, специальной программе, на диктофон

На основе полученных данных вы увидите, на что расходуется время, а дальше решите, что из этого приоритетнее, а что наименее важно

Определите, что важно: понимание истинных целей

Хотя расстановка приоритетов может напоминать оперативную стратегию управления временем, она является ключевым фактором в достижении долгосрочных целей. Понимание того, к чему вы действительно стремитесь, будь то продвижение, завершенный проект или карьерные изменения, позволяет определить список задач, наиболее соответствующих этим будущим результатам. Неплохо было бы разбить эти крупные цели на более мелкие и привязать их к определенному времени. Например, годовую цель можно разбить на помесячные списки дел, затем на еженедельные задачи, ежедневные приоритеты и т. д. 

Для Алехандро Сереседо (Alejandro Cerecedo), старшего специалиста по работе с клиентами в сфере моды в PR-агентстве Another Company и резидента  WeWork Reforma 26   в Мехико, постановка долгосрочных целей — это способ, с помощью которого он направляет и мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем временные рамки для их достижения», — говорит Сереседо.

Широкое мышление жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов. Распространенным заблуждением является то, что занятость приравнивается к результативности

Однако, наполнять день задачами, которые не влияют на конечную цель, — это напрасно тратить время. Будьте честны с собой по поводу долговременной значимости каждой задачи и всегда помните о конечной цели.  

Советы по эффективной расстановке приоритетов

После того как вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, эта задача может показаться более сложной и вызывающей стресс по сравнению с созданием простого списка. Ключевые принципы, указанные выше, кратко изложены далее. Они помогут вам вдумчиво расставлять приоритеты. 

Записывайте все: личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.

Оцените долгосрочные цели: учитывайте долгосрочные цели и усилия, необходимые для их достижения. 

Разбейте крупные цели: чтобы понять, как достигать долгосрочные цели, разбейте их на части и установите, какие результаты должны быть достигнуты через год, месяц и неделю. 

Устанавливайте четкие сроки: имейте ясное понимание конечных сроков и устанавливайте их для себя лично, когда формально этого не требуется. 

Используйте метод установки очередности по срочности, а не по важности: расставьте приоритеты для срочных и важных задач; установите конкретное время для работы над важными несрочными задачами; делегируйте или удаляйте из списка все другие. 

Создайте список ежедневных задач MIT: запишите три важных дела, которые необходимо выполнить в тот же день. Эти задачи обязательно должны иметь отношение к вашим более крупным целям в будущем. TEST

Не допускайте воздействия отвлекающих факторов: целенаправленно избегайте конкурирующих задач, особенно по мере их усложнения. 

Рассчитывайте усилия: когда список дел становится слишком большим, расставляйте приоритеты в зависимости от требуемых усилий и быстрее справляйтесь с простыми задачами

Определите, что важно: понимание истинных целей

Хотя расстановка приоритетов может напоминать оперативную стратегию управления временем, она является ключевым фактором в достижении долгосрочных целей. Понимание того, к чему вы действительно стремитесь, будь то продвижение, завершенный проект или карьерные изменения, позволяет определить список задач, наиболее соответствующих этим будущим результатам. Неплохо было бы разбить эти крупные цели на более мелкие и привязать их к определенному времени. Например, годовую цель можно разбить на помесячные списки дел, затем на еженедельные задачи, ежедневные приоритеты и т. д. 

Для Алехандро Сереседо (Alejandro Cerecedo), старшего специалиста по работе с клиентами в сфере моды в PR-агентстве Another Company и резидента  WeWork Reforma 26   в Мехико, постановка долгосрочных целей — это способ, с помощью которого он направляет и мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем временные рамки для их достижения», — говорит Сереседо.

Широкое мышление жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов. Распространенным заблуждением является то, что занятость приравнивается к результативности

Однако, наполнять день задачами, которые не влияют на конечную цель, — это напрасно тратить время. Будьте честны с собой по поводу долговременной значимости каждой задачи и всегда помните о конечной цели.  

Избегайте возникновения конкурирующих приоритетов

Когда ваши задачи не особенно сложны, работать над ними можно одновременно. Однако, по мере их усложнения, как показывают исследования, люди, наделенные властью, скорее всего, на первое место поставят одну цель, а люди с меньшим уровнем полномочий и дальше будут пытаться справляться с несколькими приоритетами. Принцип совмещения задач был связан со снижением производительности, другими словами, наиболее важные задачи не выполняются качественно. 

Тактика сосредоточения внимания на одной важной задаче заключается в выявлении возможных отвлекающих факторов — одновременных задач или специальных запросов — и активном их избегании в течение дня. Это значит, что если вам поручили собирать данные для проекта в то время, когда вы готовите слайды для презентации, следует установить первоочередность одной задачи и не отвлекаться на работу, электронную переписку или подготовительные действия, связанные с другой.