Учет товара на складе в excel
Содержание:
- Контроль движения товаров на складе
- Складской учет в Excel: особенности
- Инструкция по ведению
- Установка и запуск
- Несколько обязательных принципов
- Чем заменить учет товаров в Excel?
- Выбытие (списание) со склада
- База клиентов в Excel (простой вариант)
- Складской учет в Excel – простота, доступная каждому
- Кому могут помочь электронные таблицы
- Складской учет в Excel (Нужна помощь в создании базы данных материалов)
- Онлайн программа для автоматизации магазина
Контроль движения товаров на складе
Программа Excel позволяет контролировать движение товаров на складе, их поступление и уход, посредством использования специальных таблиц.
В частности, можно сформировать в программе таблицу с различными колонками, в зависимости от потребностей пользователя в необходимых ресурсах и опциях, которые дает программа. В таблице возможно вывести данные по производимым операциям, в том числе указать остаток на складе, как по конкретной группе товаров, так и по всему складу в целом.
Для каждой группы товаров указывается поставщик, чтобы в случае необходимости можно было оперативно узнать, откуда на складе появилось то или иное изделие, оборудование. Вместе с тем все работы выполняются последовательно, с учетом возможных корректировок. Параллельно с разметкой таблицы необходимо также учитывать внесение и создание дополнительных документов, сносок и приложений, для чего обязательно выделяется свободное место.
Как правило, детальный учет продукции, имеющейся на складе, обусловлен необходимостью наблюдать за движением товарно-материальных ценностей во время торговли и в частности требованием строгой отчетности, поэтому учетом должен заниматься квалифицированный специалист, который в совершенстве владеет MS Excel.
Складской учет в Excel: особенности
Вам подойдет складской учет в Excel, если вы:
можете обойтись без связи таблицы учета и кассы;
нет очередей, две-три покупки в день, что позволяет в “окно” между покупателями заполнить таблицу учета;
нацелены на кропотливую работу с таблицами, артикулами и т.д;
не используете сканер для занесения товара в базу, а готовы забивать все вручную.
Работа с таблицами в Excel возможна, если товарным учетом занимается один или два человека, не больше. Иначе может возникнуть путаница — сотрудники могут случайно изменить данные, а вы не увидите предыдущую версию.
Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада попробуйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом с возможностью настройки под конкретного пользователя. Все вышеперечисленные преимущества уже входят в базовый функционал программы Бизнес.Ру.
Для товароучета в Excel можно использовать готовые шаблоны. Их можно разработать самостоятельно.
Перед внедрением учета надо провести инвентаризацию, чтобы определить точное количество остатков товара. О том, почему лучше и как делать ночную инвентаризацию,
Аккуратно, соблюдая внимательность к деталям, внести данные о товаре — название, артикул. Если речь о продовольственных товарах, то следует сделать в таблице “Эксель” графу “срок годности”.
Учитывать отгрузку товара надо не раньше, чем он поступил на склад. Хронология операций по складу важна, так как иначе может исказиться аналитика и итоговые графики поступлений и продаж в месяце.
Если вы работаете с несколькими поставщиками, необходимо сделать страницы со справочными данными.
Важна дополнительная информация в таблице — данные об экспедиторе или менеджере, у которого делался заказ, может спасти ситуацию, если появилась проблема с заказом.
Первый этап учета склада в Excel — заполнение данных о товаре и формирование столбцов в таблице — может потребовать существенного времени, от трех часов до недели. Все зависит от количества товаров в магазине и ваших навыков работы с таблицами.
Увеличить эффективность работы склада магазина можно за пять шагов — о них
Инструкция по ведению
Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.
- Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
- Определить структуру.
- Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
- Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
- Проведите первичное детальное заполнение справочников.
- Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
- Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
- Научите работников работать с ПО.
- Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.
Установка и запуск
В разделе Загрузки доступен для скачивания и установки файл демонстрационной версии:
setup_demo.exe
При запуске программы установки все приложения Excel должны быть закрыты.
Программа установки автоматически подключает надстройку к версии Excel по умолчанию. Если на компьютере установлено несколько версий Excel, то для остальных может потребоваться активизировать надстройку стандартными средствами интерфейса.
Если на компьютере установелены программы Финансы в Excel более ранних версий, то желательно их деинсталлировать стандартными средствами Windows, либо просто отключить надстройку ExcelFin.AddIn версий 1.55 и ниже.
По умолчанию демонстрационный файл устанавливается в папку в каталог документов текущего пользователя Windows User\Мои документы\ExcelFin (User – имя пользователя). Рабочие файлы могут располагаться на любых дисковых ресурсах.
Запуск программу осуществляется через открытие демонстрационного (или другого рабочего) файла в среде Excel. Для упрощения вызова демонстрационного файла его ярлык сохранен в меню Windows \ Все программы \ Финансовый учет в Excel \ Складской учет.
После успешного запуска программы откроется Excel-файл программы и активизируется страница содержания.
Несколько обязательных принципов
При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.
Распорядок приемки
- Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
- Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
- Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.
Режим перемещения
Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.
Норма отпуска со склада
В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.
Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы
Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.
Чем заменить учет товаров в Excel?
К данному моменту встает справедливый вопрос: «А чем же тогда заменить учет и решить ворох проблем, связанных с использованием таблиц excel?». Все просто. Мир не стоит на месте и боль предпринимателей, связанную с учетом, можно решить с помощью облачных сервисов.
Сами облачные технологии имеют в себе массу плюсов. Таких, как надежность Ваших данных и доступность вне зависимости от терминала, либо местоположения. Никто не украдет, не сотрет, не испортит вашу информацию. Вы будете иметь доступ к данным учета в независимости от Вашего местоположения. Если испортился компьютер, через который велся учет, достаточно будет заменить его и продолжить работу с Вашими данными, которые хранятся на специализированных хранилищах данных.
Таким облачным сервисом по ведению учета является CloudShop.
Почему это решение является тем, что нужно магазину? Потому что это решение для полной автоматизации розничного магазина:
- Данная система позволяет создавать автоматические отчеты в несколько кликов на основе данных вашего магазина. Глубокая аналитика теперь доступна Вам в любом месте, где есть подключение к интернету.
- Актуальная информация о товаре и продажах поступает в реальном времени. Учет отображает реальное состояние дел, никаких ошибок, никакого снижения актуальности, только фактический учет!
- Информация об остатках становится так же абсолютно актуальной благодаря складскому учету для розничного магазина. Такое решение существенно упрощает и ускоряет работу склада. А также сводит к минимуму риски ошибок в работе склада.
- Обмен с кассой перестает быть проблемой. Кассовая программа, в соответствии с 54-ФЗ, в реальном времени передает информацию о совершенных сделках. Не нужен отдельный кассовый аппарат. Программа сопрягается со сканерами штрих кода и чековыми принтерами.
- Данный сервис легко принимает данные из таблиц excel. Надо просто скопировать и вставить в нужные поля. Дальше данные учета будут автоматически пополняться с терминалов склада и кассы. Сервис предоставляет полностью все необходимое для полной автоматизации розничного магазина, а все его элементы сопряжены между собой.
- Сквозь все предыдущие плюсы тонкой нитью проходит самый главный – никакого ручного ввода. В ходе работы склада и кассового зала, информация о проделанных операциях автоматически поступает в учет.
Учет перестал быть головной болью, теперь это реальный и мощный инструмент контроля состояния бизнеса и решение рутинных проблем. Программа для ведения учета в магазине CloudShop — это решение, которое может позволить себе любой магазин. Такое решение позволит разобраться с проблемами учета и увеличить прибыль за счет снижения временных затрат, ошибок учета и издержек из-за неактуальности информации.
Выбытие (списание) со склада
Программа 1С делает процедуру списания товаров и материалов со склада максимально простой. Для того чтобы списать материалы в производство, создадим и проведем документ «Требование-накладная». Для оформления документа обратимся к разделу «Склад», в подразделе «Склад» выберем «Требования-накладные».
В открывшейся форме выберем склад, с которого будут списаны материалы для нужд производства
Обратите внимание, что опция активна и до нажатия на кнопку «Создать»
Как только вы обратитесь к кнопке «Создать», наименование склада будет заполнено автоматически.
Заполним другие реквизиты – строку «Склад» (показывает, с какого склада осуществляется списание материалов в производство). В нашем случае товары списываются с Оптового склада № 1.
Укажем наименование материалов к списанию. Предварительно создадим номенклатуру «Цемент» и добавим ее в документ. Введем количество товара – 350 кг. и обратимся к опции «Провести и закрыть». После того как документ сохранен и проведен, сформируем отчет «Остатки товаров».
Важно: в данном примере мы специально ввели количество материалов, превышающее фактические остатки на складах. Система позволит списать продукцию с превышением, так как ранее при настройке программы в разделе «Администрирование» – «Проведение документов» был включен параметр «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»
В противном случае необходимо было бы ввести остатки повторно.
Далее расскажем, как осуществляется контроль отрицательных остатков в программе 1С.
База клиентов в Excel (простой вариант)
Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.
Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.
Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:
- Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
- Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
- Телефон
- Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
- Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
- Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
- Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.
По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).
При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.
Как работать с простой базой клиентов в Excel?
- Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
- Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе
- Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
- Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.
Складской учет в Excel – простота, доступная каждому
- Единичные ошибки при вводе накладной могут привести к сильному перекосу всей отчетности. Искать потом причину, перепроверяя вручную последние вводимые данные, приходится довольно долго.
- Невозможность одновременного использования складской базы несколькими пользователями.
- Отсутствие возможности вести складские остатки в Excel удаленно.
- Большое количество ручной работы в табличном редакторе при поступлении и отпуске товара.
- Невозможность интеграции с бухгалтерским ПО и онлайн-кассой.
- Отсутствие встроенных механизмов проверки правильности введенных данных.
- Возможность повреждения файла и утраты всех учетных данных. Хорошие программы складского учета способны резервировать базу в «облаке».
- Отсутствие возможности планирования поставок и контроля сроков годности товаров, что минимизирует экономическую пользу от автоматизации с помощью экселевского файла.
Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения. 2. 3. Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01. 12. 2016г. , договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
- Ввод данных расходной или приходной накладной на соответствующих листах программы.
- Формирование шаблона счета или накладной для печати на основании введенных данных.
- Просмотр текущих остатков с выбором одного или нескольких фильтров.
- Формирование оборотной ведомости по складу за определенный период.
- Просмотр истории поступлений и отгрузок продукции.
- Ведение элементарной финансовой отчетности, расчет прибыли за период.
- Редактирование торговых наценок по каждой номенклатуре, автонаценка.
- Отображение скидок.
- Формирование прайса.
- Ведение клиентской базы.
- Настраиваемый поиск по базе.
2. Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
- Перед тем, как вести складской учет в Excel, нужно инвентаризировать товар. Остатки требуется вводить в денежном выражении, указывая их количество.
- Максимально детализировано проводить первоначальное заполнение номенклатурных справочников. По каждой позиции нужно вносить не только название товара, но и артикул, производителя, срок годности и прочие важные характеристики.
- Точное соблюдение хронологии складских операций. Отгрузка товара со склада не должна быть раньше срока его поступления. При подобных ошибках могут исказиться все остальные формулы табличного редактора.
- Предусмотреть возможность наличия в полях дополнительной информации о складских операциях: ФИО экспедитора и кладовщика, способ и дата оплаты, номер накладной и прочие.
Кому могут помочь электронные таблицы
Учет товара в Эксель используют те предприниматели, которые имеют 2-3 продажи в день и у них достаточно времени переносить данные о продажах в электронные таблицы.
Представим на схеме “эволюцию” товароучета в малом бизнесе. Рисунок мы составили после опроса предпринимателей, которые на сегодняшний момент являются пользователями товароучетной программы “Бизнес.Ру” (третья ступень).
Большинство из них начинали работать с “тетрадкой” — вели приход и расход товаров в блокноте, но когда было необходимо делать отчет и аналитику, переносили данные из “тетрадочки” в Excel.
Когда бизнес начал приносить доход больше 15 тысяч рублей в месяц, а продаж становилось по 5-10 в день, появлялась необходимость в использовании специального товароучетного сервиса.
Ведь у Excel есть недостатки: главный — нельзя программу связать с кассовым программным обеспечением (необходимо фиксировать продажи вручную).
Поэтому при расширении бизнеса или для борьбы с очередями (если присутствует сезонность), предпринимателю лучше использовать программу для товароучета, подключенную к кассе (как «Бизнес.Ру» ).
При этом недостатке у “Эксель” есть достоинства:
- можно найти в интернете шаблоны для программы складского учета в Excel бесплатно;
- также бесплатно можно обучиться их заполнять (по урокам из Youtube или самостоятельно, интуитивно);
- можно самостоятельно на отдельных листах сделать таблицы для отчета по продажам и вести статистику, аналитику и прочий подсчет (однако для этого надо изучить все возможности Excel, на что понадобится не один день).
Складской учет в Excel (Нужна помощь в создании базы данных материалов)
2 доп. поля. склада. отчётного периода, можно, спасибо за подсказку! строки, введенные в данные в виде под конкретные заказы,Автоматически в столбце «Ед. учета будем использовать предприятии только один и подробно. ЕслиЧтобы облегчить складской учет,в поле «Тип данных» Они помогут вести программа бесплатная сможет, Лист в таблице начала серьезно подойти Это несложно.Может есть уже сделать связь с Наверное все же БД в лист БД. видеть текущие остатки изм.» должно появляться выпадающие списки. Поэтому склад и/или один это номенклатура товаров, программа бесплатная должна ищем «Список»; складской учет в если создать в Excel с заголовком к вопросу созданияНо в этом готовые формы для последним столбцом файла
вычисляемый элемент? Потому «Итоги»? Заранее благодарнаКак-то так (см. по отдельной номенклатуре.
соответствующее значение. Сделаем нужны Справочники и магазин. то необходимо вносить заполнять столбцы «Отгрузки»
в поле «Источник» указываем Excel. ней вспомогательный справочник «Номенклатура» должен содержать собственной компьютерной программы. случае:
учета склада по предыдущего периода и что в порядке за ответ. вложение). При списании материала с помощью функции Номенклатура: на нихПри относительно постоянном перечне не только названия и «Поступление» посредством
функцию «=ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»)».Для «Прихода» таблица должна пунктов отпуска товаров. наименование товара, коды При этом следует1. Вам не
дням!? прилепить этот столбец вычисления у меняSerge_007Rusel со склада, если ВПР и ЕНД сделаем ссылки. продукции имеет смысл и количество. Для функции СУММЕСЛИМН.выставляем галочки напротив «Игнорировать иметь вид, как Правда, он потребуется продукции, товарные группы, с самого начала надо будет плодитьДобрые люди, нужен в соотв. место. пусто.: См. вложение: Начинаю немного понимать
это списание под (она будет подавлятьДиапазону таблицы «Номенклатура» присвоим сделать номенклатуру товаров корректного учета понадобятсяОстатки товаров на складе пустые ячейки» и на рисунке ниже. только в том единицы измерения и придерживаться следующих правил: новые листы по ответ, который поможет Таким образом ВыСеваМакросы должны быть смысл базы данных: конкретный зарезервированный ранее ошибку в результате имя: «Таблица1». Для в виде базы коды, артикулы, сроки считаем, используя математические «Список допустимых значений».A случае, если компания т.п.
Все справочники должны изначально количеству заявок, а
решить задачу.
данных. Впоследствии приход, годности (для отдельных операторы.Если все сделано правильно,
B имеет несколько торговыхОтчет формируется посредством инструмента создаваться максимально точно можно будет формироватьЗаранее спасибо. и расходовать задним Я из Ростова-на-ДонуAnton3379 вводится новое событие отражалось и на
при ссылке на таблицы и в расход и отчеты производств и предприятийВот такая у нас то при заполненииC точек (складов). Что «Сводная таблица».
и подробно. В нужную заявку простоLightZ числом и это Мне требуется усовершенствование
Начальные остатки вводятся в Со временем вы просто выбирать названиеE один пункт выдачи, склад должно учитываться простым указанием названий2. Расчет на то, что есть
если только при (написано по дилетантски). выше перечисленных задач. странице итогов можно резервах. Номенклатура материаловПо такому же принципу соответствующие значение. Также «Номенклатура» может содержать количественном и денежном можете самостоятельно внести товара из списка.F то такой справочник на листе «Приход». товаров и следует
excelworld.ru>
Онлайн программа для автоматизации магазина
А какой смысл в конце концов в учете товаров? Ответ на поверхности — учет позволяет нам понять состояние дел на данный момент. Срез в виде отчета позволяет наглядно увидеть, как обстоят дела, определить какие показатели в норме, а какие указывают на проблему, требующую немедленного вмешательства. К сожалению, автоматический отчет функционал excel сформировать не может.
Потребуется потратить бесценное время и нервы для составления отчета вручную. Отчет — это инструмент диагностирования состояния «здоровья Вашего бизнеса и доступность этого инструмента должна быть максимальной. Каждая из этих причин может привести ваш бизнес в нестабильное состояние, но беда в том, что они работают в совокупности и приводят к постепенному упадку. А когда становится слишком поздно — бизнес просто умирает. Подведем итог.
Пользоваться таблицами excel для учета можно, но нельзя забывать, что это временная мера и отношения с этим учетом должны закончится в течение месяца после старта бизнеса. Потому, что, при дальнейшем использовании, масштаб проблем все увеличивается и увеличивается, а бизнес нужно развиваться и с толком использовать все свои ресурсы. Таблица актуальна в тот момент, когда Вы добавили в нее свежие данные.
В реальности, данные для учета собираются не из одного места, а из нескольких, таких, как склад и торговый зал. На склад что-то поступает или что-то отгружается со склада, в торговом зале ведется учет продаж. Информация обо всех операциях в таблицу актуализируется не в реальном времени, а, в лучшем случае, с определенной периодичностью — час, три часа, сутки.
От оперативности учета зависит то, на сколько синхронно взаимодействуют все составляющие Вашего магазина.
- доступность при любом стартовом капитале, ведь саму программу Excel и таблицу учета товаров в Excel можно бесплатно скачать в интернете;
- самостоятельная разработка таблицы учета, возможность разобраться, практическое понимание взаимосвязей между различными аспектами Вашего дела;
- какая-никакая автоматизация процессов;
- нет необходимости в каких-то сакраментальных знаний, скорей всего даже школьник осилит создание и ведение учета в электронных таблицах.
Программа для Учета Товар
Читайте на сайте «Россия-Украина»:
- Продал Машину Как Отчитаться в Налоговой Личном Кабинете
- Проработал 2 Недели Хочу Уволиться Отработка Нужна
- Протокол Допроса Потерпевшего Кража Образец
- Протокол Проведения Пусконаладочных Работ Образец
- Процент Увеличения Производительности Труда
Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.